飲み会の幹事になって最初に手が止まるのが「案内文をどう書くか」です。堅すぎても柔らかすぎても浮いてしまう。この記事では、シーン別にコピペで使える案内文テンプレートを10種類用意しました。
💡 案内文に必要な要素は5つ:①日時/②場所(地図URL)/③会費/④返信期限/⑤キャンセル規定。この5つさえ押さえれば、あとはシーンに合わせてトーンを調整するだけです。
案内文に必ず入れる5つの要素
| 要素 | 書き方のポイント |
|---|---|
| 日時 | 曜日も併記(例:12月20日(金)19:00~) |
| 場所 | 店名+地図URL。最寄り駅からの時間も書くと親切 |
| 会費 | 金額を明示。傾斜配分なら役職別に記載 |
| 返信期限 | 「◯日まで」と具体的な日付で。予約の都合と紐づける |
| キャンセル規定 | 「◯日以降はコース代負担」など明確に |
シーン別|案内文テンプレート10選
📋 ①通常の飲み会(カジュアル)
お疲れさまです、幹事の◯◯です。 久しぶりにみんなで飲みに行きませんか? ■日時:◯月◯日(◯)19:00~ ■場所:◯◯(地図:URL) ■会費:4,000円程度 ■返信:◯日までにこのメッセージにスタンプでお願いします! 気軽に参加してくださいね〜
📋 ②歓迎会
お疲れさまです、幹事の◯◯です。 このたび新しく加わった◯◯さんの歓迎会を開催します! ■日時:◯月◯日(◯)19:00~ ■場所:◯◯(地図:URL) ■会費:5,000円(◯◯さんは無料) ■返信期限:◯月◯日(◯)まで ぜひ多くの方のご参加をお待ちしております。
📋 ③送別会
お疲れさまです、幹事の◯◯です。 ◯月末で退職される◯◯さんの送別会を開催します。 お世話になった方はぜひご参加ください。 ■日時:◯月◯日(◯)19:00~ ■場所:◯◯(地図:URL) ■会費:5,000円(◯◯さんは無料) ■返信期限:◯月◯日(◯)まで ◯◯さんへのメッセージも当日お受けします。
📋 ④忘年会
お疲れさまです、幹事の◯◯です。 今年も一年お疲れさまでした。忘年会を開催します! ■日時:◯月◯日(◯)19:00~ ■場所:◯◯(地図:URL) ■会費:5,000円(飲み放題付き) ■返信期限:◯月◯日(◯)まで 一年の労をねぎらいましょう。ぜひご参加ください!
📋 ⑤新年会
お疲れさまです、幹事の◯◯です。 新年を迎え、新年会を開催します。 今年の抱負を語り合いましょう! ■日時:◯月◯日(◯)19:00~ ■場所:◯◯(地図:URL) ■会費:5,000円 ■返信期限:◯月◯日(◯)まで 本年もよろしくお願いします。
📋 ⑥フォーマル(取引先・目上の方向け)
お疲れさまでございます。 ◯◯部の◯◯です。 下記の通り懇親会を開催いたしますので、ご案内申し上げます。 ■日時:◯月◯日(◯)19:00より ■会場:◯◯(地図:URL) ■会費:5,000円 ■ご返信:◯月◯日(◯)までにお願いいたします ご多用のところ恐縮ですが、ご参加いただけますと幸いです。
📋 ⑦日程調整つき(候補日を聞く)
お疲れさまです、幹事の◯◯です。 親睦会を企画しています。まず日程を決めたいので、参加可能な日を教えてください! ■候補日(参加できる日に〇を) ・◯月◯日(◯) ・◯月◯日(◯) ・◯月◯日(◯) 日程調整ページ:URL ◯日までに回答をお願いします〜
📋 ⑧傾斜配分つき(役職別会費)
お疲れさまです、幹事の◯◯です。 ◯◯会を開催します。 ■日時:◯月◯日(◯)19:00~ ■場所:◯◯(地図:URL) ■会費(役職別): 部長・役員:10,000円 課長・主任:7,500円 一般社員:5,000円 新入社員:2,500円 ■返信期限:◯月◯日(◯)まで ご参加をお待ちしております。
📋 ⑨リマインド(締切間近)
お疲れさまです、幹事の◯◯です。 ◯月◯日の飲み会、返信期限が明日までです! まだ回答いただけていない方は、ご都合をお聞かせください。 参加:URL お店の予約人数を確定させたいので、ご協力をお願いします🙏
📋 ⑩開催直前(前日リマインド)
お疲れさまです、幹事の◯◯です。 明日はいよいよ◯◯会です! ■日時:明日◯月◯日(◯)19:00~ ■場所:◯◯(地図:URL) ※◯◯駅◯番出口から徒歩◯分 ■会費:5,000円(できればお釣りのないようご準備を) 楽しみにしています。お気をつけてお越しください!
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無料で割り勘を始める →送信媒体別のコツ
| 媒体 | コツ |
|---|---|
| LINE | 短く・絵文字OK。スタンプで返信を促すと回収率が上がる |
| メール | 件名に【】で用件を明示。署名を入れる |
| 社内チャット(Slack/Teams) | スレッドにまとめる。リアクション機能で出欠を取る |
よくある質問
Q. 案内文はいつ送ればいいですか?
A. 参加人数の多い飲み会は1〜2ヶ月前、少人数なら2〜3週間前が目安です。お店の予約状況も考慮しましょう。
Q. 会費は案内文に書くべき?
A. 必ず明示しましょう。当日いくらかかるか分からないと参加をためらう人が出ます。傾斜配分なら役職別に記載します。
Q. キャンセル規定はどう書く?
A. 「◯日以降のキャンセルはコース代をご負担いただきます」と明確に。お店のキャンセルポリシーに合わせて設定します。
Q. 返信が来ない人にはどうする?
A. 締切前日にリマインド(テンプレ⑨)を送ります。個別に聞くより全体メッセージのほうが角が立ちません。
まとめ
案内文は「日時・場所・会費・返信期限・キャンセル規定」の5要素を押さえればOKです。本記事のテンプレートをコピペして、シーンに合わせてトーンを調整してください。集金や精算まで含めて楽をしたいなら、共有URLを発行できるツールを併用しましょう。
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