飲み会の幹事を任されたら、押さえるのは「日程」「店」「案内文」「精算」の4つだけです。この4つを準備段階で整えておけば、当日は何も慌てなくて済みます。
💡 幹事業は「準備8割・当日2割」。2週間前から動き出し、案内文と精算ルールを事前に共有しておけば、当日の負担はほぼゼロになります。
やること全体チェックリスト
まず全体像を把握してください。各フェーズの詳細は以降で解説します。
幹事のやること全体チェックリスト
| タイミング | やること | ポイント |
|---|---|---|
| 2週間前 | 日程調整・参加確認 | 候補日は3〜4日を一度に提示 |
| 1週間前 | 店の予約・案内文の送信 | 立地・予算・コースの3基準で選ぶ |
| 前日 | 店へ最終人数の連絡・リマインド | メッセージ1通で済む |
| 当日 | 早めに到着・会費徴収・乾杯 | 会計の前に会費を集める |
| 終了後 | 精算・お礼メッセージ | ツールを使えば5分で完了 |
会費の相場｜最初に予算感を決める
店を選ぶ前に「1人あたりいくらか」を決めておくと、候補が絞りやすくなります。
飲み会の会費相場（東京都心の目安）
| 会のタイプ | 1人あたり |
|---|---|
| カジュアル居酒屋 | 3,500〜5,000円 |
| 標準的な飲み会（飲み放題） | 4,500〜6,000円 |
| 個室あり・落ち着いた会 | 5,000〜7,000円 |
| 少し良い店・歓送迎会 | 7,000〜10,000円 |
| 二次会のみ | 2,500〜4,000円 |
2週間前｜日程調整
幹事業で最初にやることは日程調整です。鉄則は「候補日を3〜4日まとめて提示する」こと。「来週の金曜どう？」と1日だけ聞くと、都合がつかない人が続出して再調整が発生します。
CASE
失敗例：1日だけ提示して1週間ロスしたケース
歓迎会を企画したAさんは「来週木曜の19時から」と1日だけ提示。6人中3人が予定がつかず、再調整で1週間を失いました。新人の歓迎会タイミングが大幅にズレる結果に。
この事例の教訓
候補日は3〜4日を一度に提示。「行けたら行く」は基本「来ない」と見積もって予約人数を決めましょう。
Kanzyの日程調整機能を使えば、カレンダーで候補日を選んでURLを共有するだけで出欠を集められます。参加率が最も高い日が自動でハイライト表示され、日程確定後はそのまま割り勘ページへ連携できます。
1週間前｜店の予約と案内文の送信
日程が決まったら、店の予約と参加者への案内文送信をセットで行います。店選びで最低限チェックすべきは「立地・予算・コース」の3点です。
| 基準 | チェックポイント |
|---|---|
| 立地 | 参加者全員がアクセスしやすいか（駅徒歩5分以内が目安） |
| 予算 | 1人あたりの想定金額が参加者層に合うか |
| コース | 飲み放題の有無・料理の量・個室の確保 |
予約が取れたら、参加者へ詳細を1通でまとめて送ります。情報が散らばると質問が増えます。送る内容は：日時・店名・住所・地図リンク・会費・キャンセル規定の6点です。
前日〜当日｜確認は2つ、当日は3つだけ
前日にやることは2つだけ。①店へ最終人数を電話連絡、②参加者へリマインドメッセージ。これだけでドタキャンが減り、当日の人数ズレを防げます。
当日は①早めに到着して席を確認、②乾杯の音頭をとる、③会計前に会費を徴収、の3つだけ意識すれば十分です。進行を完璧にしようとする必要はありません。
CASE
途中参加・退席の記録を怠ると精算でミスが起きる
10人の会でAさんは1次会のみ、Bさんは2次会から参加。記録をしていなかった幹事は、後の精算でAさんに2次会代も請求、Bさんから1次会代も徴収するミスを犯しました。
内訳
- Aさん（1次会のみ）
- 本来5,000円→誤って8,000円徴収
- Bさん（2次会から）
- 本来3,000円→誤って8,000円徴収
- 幹事の後処理
- 謝罪＋差額返金で1時間半
この事例の教訓
途中参加・退席があったらその場でメモを取るだけでOK。後の精算で「区間ごとの会費」を計算するときに正確に対応できます。
精算｜ツールに任せて5分で完了させる
精算は「立替えを記録→最少送金回数を計算→期限付きで共有」の3ステップです。記憶頼みで精算しようとすると必ずズレます。ツールを使うのが最も確実です。
| よくある失敗 | 防ぎ方 |
|---|---|
| 端数を毎回幹事が被る | 集金時に切り上げ全員から徴収。余りは手間賃に |
| 立替が複数で誰が誰に払うか不明 | Kanzyで記録→最少送金回数で自動計算 |
| 送金が来ない | 期限を明示＋期限後はグループで一斉リマインド |
Kanzyの割り勘機能は、立替えを記録するだけで「誰から誰にいくら送ればいいか」を自動で算出します。日程調整で集めたメンバーをそのまま引き継げるため、ゼロから設定する手間もありません。
Kanzyなら日程調整から割り勘・精算まで、URL1つで完結できます。 会員登録不要・完全無料。
無料で割り勘を始める →コピペで使えるテンプレート集
各フェーズで使える文例をまとめました。◯の部分を書き換えてそのまま使えます。
📋 ①日程調整の最初の声かけ
お疲れさまです。◯◯の歓迎会を企画したいのですが、以下の日程でご都合はいかがでしょうか？ ・◯月◯日（◯）19:00〜 ・◯月◯日（◯）19:00〜 ・◯月◯日（◯）19:00〜 場所は◯◯駅周辺、会費5,000円前後を予定しています。今週末までにご回答いただけると助かります！
📋 ②店予約後の詳細案内文
【◯◯会のご案内】 幹事の◯◯です。詳細が確定しましたのでお知らせします。 ■日時：◯月◯日（◯）19:00集合 ■店名：◯◯（個室確保） ■住所：◯◯駅徒歩◯分（地図：URL） ■会費：1人◯,◯◯◯円（飲み放題コース込み） ※飲まない方は◯,◯◯◯円のソフトドリンクプランあり ■キャンセル規定：◯日以降は店のキャンセル料（コース代）をご負担ください ご不明点はお気軽に。当日お会いできるのを楽しみにしています！
📋 ③前日リマインド
【明日の◯◯会リマインド】 明日19:00、◯◯店です。 地図：URL 会費◯,◯◯◯円（できれば小銭をご準備ください） 体調不良などあれば早めにご連絡を。お会いできるのを楽しみにしています！
📋 ④精算結果の共有文
【◯◯会の精算】 お疲れさまでした！精算URLを共有します。 → [Kanzy精算URL] ◯月◯日（◯）までに送金をお願いします。 送金先： ・Cさん → Aさんに◯,◯◯◯円 ・Dさん → Bさんに◯,◯◯◯円
📋 ⑤終了後のお礼＋未送金リマインド
【昨日はありがとうございました！】 楽しい時間を過ごせて嬉しかったです。 精算がまだの方は◯月◯日までに送金をお願いします。 金額は精算URLでご確認ください。 また次回も企画しますのでよろしくお願いします！
よくある質問
Q. 初めての幹事です。何から始めればいいですか？
A. まず日程調整から始めましょう。LINEや日程調整ツールで候補日を3〜4日提示して、参加者の都合を集めます。日程が決まったら店の予約、その後案内文を送る、という順番です。
Q. 会費はいくらに設定すればいい？
A. コース料金が決まっている店なら、コース代を人数で割り、100〜300円の余裕を持たせて千円単位に切り上げるのが一般的です。例：コース4,800円×5人=24,000円 → 1人5,000円で徴収。
Q. ドタキャンされたらキャンセル料を請求していい？
A. コース料理は当日キャンセルで全額請求されることが多いです。「案内文にキャンセル規定を明記してあった」場合は請求しやすくなります。事前合意がないと交渉しにくいので、必ず案内文に入れておきましょう。
Q. 精算はどうやって効率化できますか？
A. Kanzyの割り勘機能を使うと、立替えを記録するだけで「誰から誰にいくら」を自動計算してくれます。日程調整のメンバーをそのまま引き継げるので、二度入力の手間もありません。
Q. 幹事手当はもらってもいい？
A. 事前合意があれば問題ありません。「会費の端数は幹事の手間賃にします」と案内文に明記しておくのが最もスマートです。500〜1,000円程度は誰も文句を言いません。
まとめ
幹事がやることは「日程・店・案内文・精算」の4つだけです。事前に整えておけば、当日の負担はほぼゼロになります。
日程調整からその場で割り勘ページに連携できるKanzyを使えば、幹事業のほとんどの作業をツールに任せられます。テンプレートをコピペして自分用にカスタマイズしておくと、次回からさらに楽になります。
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